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El módulo de compras de EASYMAX® se encarga del manejo de proveedores. El usuario define el flujo de trabajo operativo, a través de la creación y asociación de documentos de compra, con el fin de establecer puntos de control para hacer seguimiento. El sistema incluye: órdenes de compra, notas de recepción, facturas de compra, notas de débito y devoluciones / notas de crédito.
La información de proveedores incluye: nombre, cédula, dirección física, dirección fiscal, teléfonos (fijo, móvil, fax), página Web, E-mail, RIF/NIT. Además, incluye información como grupo, zona y categoría (campo de agrupación en equipos PDA), comprador por omisión, régimen de impuesto sobre las ventas, forma de pago, límite de crédito que ofrece en días y montos, descuentos por omisión, mecanismo de retención del ISLR, entre otros.
A fin de evitar la doble entrada de datos, EASYMAX® viene configurado para que las órdenes de compra, recepciones y facturas puedan intercambiar cualquier información entre sí. Es de hacer notar que las devoluciones sólo podrán estar asociadas a una factura de compra o a una recepción. Esta definición se podrá modificar de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Un documento de compra puede realizar movimientos sobre el auxiliar de cuentas por pagar, de tesorería y/o de inventarios. Así, por ejemplo, una factura de compra puede cancelarse de contado y, el sistema de forma automática, generará la salida del dinero correspondiente en el auxiliar de tesorería.
En los renglones del documento de compra se incluyen los artículos registrados en Inventario y/o Servicios, cambiar un producto por otro equivalente en los casos en que al proveedor se le agote la existencia del producto, modificar la descripción de un renglón, asignar los seriales o lotes de los artículos que se compran o reciben y ajustar precios, entre otros.
En el caso de pagos con monedas distintas a aquella en la cual se creó el documento de compra, el sistema generará automáticamente la Nota de Crédito o Débito por diferencial cambiario.
El editor de cuentas por pagar ofrece un estado de cuenta en línea por proveedor. Adicionalmente, permite la cancelación o abono de uno o varios documentos de compra, estas pueden hacerse en una combinación de los siguientes medios de pago: efectivo, cheque, tarjeta de crédito o tarjeta de débito.
Los documentos de compra pueden a su vez ser transformados en documentos de venta y viceversa, de acuerdo a los requerimientos del usuario. Todo esto es configurable de acuerdo a los requerimientos del usuario, a través del generador de documentos de compra.
